Reservas y calendario de ocupación

Lo que antes vivía en un cuaderno —“la 3 está tomada del 10 al 14 por Pérez”— queda en un calendario de ocupación: una fila por habitación o cabaña y una columna por día. De un vistazo ves qué está tomado, por quién y qué queda libre para el que llama preguntando “¿tienes algo para el finde?”. Cuando el huésped llega, el check-in abre la cuenta de su habitación con sus noches y lo que reservó.

Un restaurante también reserva, pero no por noches: la mesa 4 a las 21 por dos horas, los turnos de las 20 y de las 22, o una mesa para alguien toda la noche. Eso está más abajo, en Reservas por horario.

Qué se reserva

Las reservas son de los tipos de espacio que las toman: las Habitaciones o las Cabañas sí; las Mesas, si tu restaurante toma reservas. Si tu rubro es hotel, hostel o cabañas, tus habitaciones ya vienen así. Para cambiarlo, en ConfiguraciónCuentas abiertas cada tipo tiene la casilla Toma reservas, y debajo, cómo se reserva: por noches (habitaciones, cabañas) o por horario (mesas). Con al menos uno marcado aparece Reservas en el menú.

Hacer una reserva

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   Toca un día libre

   En el calendario, toca el día de entrada en la fila de la habitación: la reserva se abre con ese lugar y esa fecha. También puedes usar Nueva reserva arriba.

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   Completa quién viene

   A nombre de quién, su teléfono, cuántos son y las fechas de entrada y salida. Las noches se cuentan solas (entra el 10, se va el 14: cuatro noches). Si el tipo tiene varios servicios —Cabaña chica y Cabaña grande, Cama simple y matrimonial— eliges qué reservó y ves el estimado de la estadía para decírselo en el momento.

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   Confirmada o a confirmar

   A confirmar guarda el lugar mientras esperas el anticipo o la respuesta; en el calendario se ve punteada. Cuando confirma, la abres y la pasas a Confirmada.

Si el lugar ya está tomado esas noches, el sistema no te deja reservarlo dos veces y te dice con quién choca. El día que uno se va puede entrar el siguiente. Si todavía no sabes qué habitación le toca, déjala sin asignar: aparece en su propia fila y la habitación se elige en el check-in.

El check-in

El día que llega, su habitación dice “Llega hoy: Pérez” en el tablero de cuentas y en el resumen de arriba de Reservas. Tocas la habitación y Hacer el check-in: se abre la cuenta con sus huéspedes, su cliente (si lo elegiste) y lo que reservó, y la primera noche ya queda anotada. Desde ahí todo sigue como cualquier habitación: las noches se suman solas, se le cargan consumos y se cobra al irse.

• En la cuenta, arriba, ves a nombre de quién está y cuándo sale. El día que tiene que irse se marca para que no se te pase cobrarle.
• Si se queda una noche más, abre la reserva y corre la salida. Si se va antes, cobra su cuenta: la habitación queda libre en el calendario.
• Si no vino, desde el día que tenía que llegar puedes marcar No vino. Si cancela, Cancelar reserva. En los dos casos el lugar queda libre.

Cómo leer el calendario

• Azul: confirmada. Punteada: a confirmar. Verde: el huésped está adentro. Gris: ya se fue.
• Una habitación con una cuenta abierta sin reserva (alguien que llegó sin avisar) también aparece en verde como Adentro.
• Arriba: quién llega hoy, quién se va hoy y cuántas están ocupadas. Abajo, la lista de las próximas, que es lo más cómodo de leer en el celular.

Reservas por horario (restaurantes)

En las Mesas, al marcar Toma reservas se elige solo Por horario. Ahí mismo configuras:

• De qué hora a qué hora se toman reservas, por ejemplo de 19:00 a 01:00. Si cierras después de la medianoche, pon esa hora: el sistema entiende que es la madrugada.
• Cuánto dura un turno: dos horas si no dices otra cosa. Es lo que se propone en cada reserva y se puede cambiar reserva por reserva.
• Turnos fijos, si trabajas así (20:00 y 22:00). Aparecen como botones al reservar. Sin turnos se reserva a cualquier hora.

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   Elige la mesa y la hora

   Reservas muestra el día: una fila por mesa y las horas a lo ancho. Toca el horario libre de una mesa y la reserva se abre con esa mesa y esa hora (o el turno fijo que cae ahí). Con las flechas pasas de día.

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   Cuántos son y cuánto se quedan

   A nombre de quién, el teléfono y cuántos comensales. En Cuánto se quedan va la duración del turno o Toda la noche, que deja la mesa tomada hasta el cierre.

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   Llegaron

   Ese día, la mesa dice “21:00: Pérez” en el tablero. Tócala y Llegaron: abrir la mesa: se abre su cuenta como cualquier mesa.

Dos reservas de la misma mesa chocan solo si se cruzan las horas: la de 20 a 22 y la de las 22 entran las dos. Si la mesa sigue ocupada después de su turno, sigue figurando ocupada hasta que se cobra. Abajo de la grilla está la lista del día ordenada por hora, que es lo más cómodo de leer en el celular.

Preguntas frecuentes